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如何解决询价采购供应商排序难题

来源:首页 | 时间:2018-10-04

  询价采购由于程序简单、操作简便,近年来被广泛运用于政府采购之中,但由于询价采购的适用范围、评审程序等标准规范、制度文件还不够明细,可操作性相对较弱,因而很容易在具体操作中发生问题。

  某政府采购中心组织对一批消毒柜项目进行采购,预算价格为1600元/台。由于消毒柜项目规格标准统一、市场货源充足且价格变化幅度小,决定采用询价方式进行采购,并向4家供应商发出了询价函。4家供应商按询价文件要求分别作出了报价。在评审过程中发现,A供应商提供的报价为1500元/台,B供应商提供的报价为1650元/台,C供应商提供的报价为1520元/台(其售后服务承诺、产品质量保证期均优于A供应商),D供应商提供的报价为1500元/台。B供应商报价最高且超出了采购预算,被排除在外,但对A、C、D3家供应商如何进行排序,评审委员会却出现了不同意见。

  一是询价采购过程中出现质量和服务不等、价格差异不大时,应如何确定最优成交供应商的问题,即案例中A和C供应商如何进行排序的问题。

  有3种解决方案:第一种,依据询价规则,按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,A供应商报价比C供应商报价低,应排名在前。第二种,A、C两家供应商报价均在预算范围内,且价格差别不大(每台仅相差20元),C供应商在产品质量保证期及售后服务上承诺明显优于A供应商,综合考虑来看,应选C供应商。第三种,建议重新进行报价,由A供应商在提供2年产品质量保证期的情况下进行第二轮报价或由C供应商在提供1年产品质量保证期的情况下进行第二轮报价,根据两家供应商报价进行再比较,确定成交供应商。

  笔者认为,在这种情况下,应优先选择满足采购项目最低要求、报价最低的供应商,即A优于C。这更符合询价采购的根本目的和要求。因为从询价采购方式本身来看,其适用范围主要是采购的货物规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,也就是说,询价采购适用于采购那些通用性较强、标准化物资,而非定制或特别制造。这类采购项目一般市场资源丰富且价格变化弹性不大,对产品质量和售后服务等其他条件有最低要求,供应商的差别主要通过价格因素来衡量,因此,只需要通过价格比较就能确定所需产品。如果选择上述第二种方案,显然与询价采购“报价最低”的原则相违背。选择第三种方案,明显与“询价小组要求被询价供应商一次报出不得更改的价格”产生冲突,且具体操作起来容易出现问题,最突出的体现就是供应商不按第二轮报价签订采购合同并由此引发质疑投诉,如何追究责任的问题。类似的文件也可参考《四川省政府采购询价管理办法》(2012年4月起实行)中的第44条规定:“供应商报价文件满足或者高于询价文件规定的采购项目最低要求时,即视同供应商报价文件符合采购需求、质量和服务相等。”同时第47条明确指出:“供应商报价文件优于询价文件要求的,不能以此作为高价成交的依据。”

  二是询价采购过程中出现报价相同时,应如何确定最优成交供应商的问题,即案例中A和D供应商如何进行排序的问题。

  当然在这种情况下,首先应对A和D供应商进行报价核实,然后进行质量服务审查,确定质量服务更优的供应商。本案例中,在核实审查后,A和D供应商提供的货物品牌型号技术性能也完全一致,且同为规模较大的经销商,无法以货物质量和服务信誉分优劣。对于这种情况,目前有3种比较通用的解决方案:第一种,由评审委员会随机选择一家作为成交供应商。第二种,由供应商随机抽签确定成交供应商。第三种,组织供应商在不低于原报价的前提下重新进行报价,价格低者成交。

  选用第一种方案,由于采购中心在组织询价前未曾预料会出现此种类似情况,并没有在询价文件中出现类似情况可以由采购机构选择成交供应商的条款,因此,如果由评审委员会来随机确定成交供应商,难免会有失公平公正,也容易引来供应商的质疑投诉。采用第三种方案,看似符合询价采购以“报价最低”确定成交供应商的原则,但与上述第三种方案一样,与“询价小组要求被询价供应商一次报出不得更改的价格”产生冲突,且具体操作起来不顺畅,容易出现按追加报价排序确定的成交供应商不与采购人按追加报价签订采购合同以致由此引发投诉诉讼,或者相同最低报价再次出现的现象。

  因此,最合理的方法是选择第二种方案,这种随机确定法虽然不很科学,但并不违反采购公开透明、公平竞争和诚实信用的原则,可以确保被询价供应商一次报出不得更改的价格,有利于通过询价方式简便高效实现采购目的。类似的文件也可参考《南京市政府采购询价管理办法》第11条或《四川省政府采购询价管理办法》第49条:供应商报价相同的,以供应商抽签方式确定成交候选供应商顺序。

  综上来看,笔者建议采购机构在选择询价采购方式时,要注意3点:一是要看产品是否符合询价采购“货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小”的适用要求。二是要在询价文件中详细规定采购项目最低要求,便于询价供应商参考该最低要求报出合理的价格。三是要更为明确地规定询价评审细则。考虑增加如出现相同最低报价如何处理等条款,以免发生不必要的质疑投诉。

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